取材を申し込む時に必要な事～取材趣意書の作成ポイント

コンテンツをつくるためには、取材が必要な場合もあるでしょう。
内容によってはクライアントではなく、外部の企業、人に申し込む場合も。
その時に必要な準備や、申し込みの仕方などをご紹介します

取材申し込みはとにかく直接の連絡先をゲットする

企業などに取材を申し込む場合、連絡先が最初からわかっているかどうかで、最初にかかる手間が変わります。
申し込む際に、担当者の直接の連絡先を入手できるかどうかなのです。

・クライアントが取材先担当者を知っている場合

もっとも手っ取り早いのが、このケース。直接の担当者もしくは広報担当者などの連絡先を知っていれば、連絡先の入手は簡単でしょう。取材日の段取りなどをするこちらでする場合は、取材対象者を直接つながりのある人から最初に一言、挨拶を入れておいてもらえると、さらにスムーズに事が運びます。

・直接の連絡先がわからない場合

全く新規で申し込む場合は、まず取材を申し込む先の連絡先を入手しなければなりません。
個人的な経験でいえば、やはりまだ電話で一報入れておいたほうがその後の連絡がメールベースになったとしても、進行がスムーズです（以下は私が取材申し込みをする時の方法です）

・報道機関向け問い合わせフォームの利用

近年、特に大手企業の場合では、ホームページにも電話番号を記載していない場合が多くあります。中には報道機関向けの専用お問い合わせフォームもしくはメールアドレスを用意しているところがありますので、とにかくその場所を探します。
その場合はフォームを利用して連絡するしかありません。

たいていは「報道機関向け」というかたちで用意されていますが、たとえこちらが報道機関ではなかったとしても、取材し、媒体に掲載するので、こちらから連絡するほうがよいです。

広報体制がしっかりとれているところであれば、1日で連絡が来る場合もありますが、場合によっては全く返信がない時もあり、問い合わせフォーム・メールの場合はとにかく待ってみるしかありません。

また代表電話がわかる場合は、まずはその番号に電話して、担当部署までなんとか回してもらうなどを行います。

・プレスリリースから探る方法も

プレスリリースにはたいてい広報もしくは報道担当部署の電話番号が記載されています。プレスリリースをネットで公開されている場合は、企業名＋取材対象の事柄（場所）で検索するとヒットします。また@PressやValue Press!など、プレスリリース配信サービス会社で検索する事もできます。この場合、会員になれば問い合わせ先を教えてもらう事ができます。

そのほか、連絡先を調べるためには以下のようなツールがあります。

マスコミ電話帳（宣伝会議書籍編集部）

企業・団体編として企業、団体・協会、公共施設、芸能・音楽（事務所）、などの14 ジャンル、個人編は、マスコミ・ジャーナリスト、広告、文芸・美術・建築・趣味、学術・研究家など6 ジャンルに分けて、住所・所在地、電話番号など掲載しています。2018年版では最近の時勢にあわせて、YouTuberやInstagramerの連絡先も収録。冊子なので収録も限られていますが、検索するより早い場合もあります（インターネットがまだこのように普及していない時代は必ず持っていました）。

取材趣意書を作成しておく

申し込む際に、どのような媒体でどんなテーマでこの企画を立てたのか、その企画に対してどのような意図で取材したいのか、その趣旨を記載したものです。メールで取材を申し込む時はこの趣意書を用意しておくといいでしょう。

趣意書には主に以下の内容を記載しておきます。

・媒体名
・テーマおよび内容
・掲載予定日
・取材希望日時および取材に要する時間
・撮影の有無

冊子と同時にインターネットでも公開される場合はその事も記載しておきます。

こちらにひな形を用意しました。
これはオウンドメディアの場合です。

冊子など紙で発行されているものであれば、できれば掲載コーナーの誌面キャプチャも入れる、もしくはPDFを一緒に送るといいでしょう。

※PDFの容量が大きくならないように、気をつけてください。

取材趣意書ひな形（ワード）

ダウンロード

取材が決まったら

当日の質問内容を記載した取材企画書を作成し、取材先と共有します。
ただ、取材企画書は「このような趣旨の質問をしますよ」という内容の記載なので、取材先によってはさらに詳細な質問項目を求めてくる場合もあります。
その場合は質問リストというかたちで用意しておくとよいでしょう。

取材企画書についてはこちらのページをご参照ください。

https://www.kigoulab.co.jp/blog/editorial/interview.html

（文：村山ひでこ）