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ライターさんに修正指示を出すとき

修正指示って「出す側」(発注者)と「受けとる側」(ライター)とで、案外、嚙み合わないものです。 

「この文章は言い回しにちょっと違和感があるな」
「ここ、もう少し詳しく書いて欲しい」

依頼した文章を読んでそう思ったとき、ライターへ修正指示を出す適切な方法をまとめておきます。

※※※
自分自身、ライティング作業も多いので、できればこういう指示の方法でお願いしたいという気持ち100%を文章にしたものです。

ご参考になれば幸いです。
※※※

◆文章構成(アウトライン)を共有してる?

その前に文章のアウトラインについて共有してますか

アウトライン=記事構成と捉えてください。 

「こういう内容でお願いしたんじゃない」
「取材した内容のうち、この部分を強調して欲しいんだ」

ということを前もって共有していたか、ということです。

「構成はお任せします」ということでスタートしてしまったのであれば、上記のようなことは起こりえます。当たり前のことですが発注者と受注者は同じ人間ではないので、思った通りの仕上がりにはなりません。

ここでズレてしまった場合、それはライター側の力量不足ということではなく、発注側の指示不足であると認識すべきでしょう。

場合によっては全編書き直しとなってしまうこともありますので、最初にどんな内容で書いて欲しいのか、できればアウトライン(章立て、各章でどんなことを書くのかその概要)をきちんと示すなど、共有しておいたほうがベストです。

◆どの部分をどう修正するのかをわかりやすく具体的に

では、提出された文章に修正を入れる場合です。

納品される原稿の多くは、Word形式での納品だと思います。そこでWord形式で提出された場合で解説します。

・ある部分を書き直して欲しい場合

もっともわかりやすいのは、Wordに標準で備わっている「コメント」機能を利用して、どの部分にたいして、どう修正して欲しいのかを具体的に記載するようにします。

人によっては、修正内容について、赤い字、もしくはラインマーカーで修正内容を直接本文内に記載する人もいますが(これは私の経験上)、どの部分にたいして指示しているのかわかりづらいこともあるので、修正部分の始点と終点がはっきりわかるようにしましょう。

・削除して欲しい文章がある場合

「取り消し線」の機能で、対象の文章を指定します。その場合、上記のコメント機能も併用して、削除の理由も記載しておくと、ライターも理解を深められるきっかけになります。

・直接修正を入れる場合

ちょっとした文字修正など、ライターに差し戻すより自分で修正する場合があると思います。その場合は、「校閲」モードを利用します。

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普段、文章を書くことを仕事にしている人であれば、よく使う機能かもしれませんが、この機能の存在自体を気付いていない、知らないという人も結構多いかもしれません。

直接、修正を入れる場合は「変更履歴の記録」をオンにしてから行います。どこをどのように修正したのか記録されるからです。変更履歴を見る場合は、「すべての変更履歴、コメント」を選択すると、上の画像のように変更箇所が表示されます(この原稿の推敲1回目の時の原稿です)。

シンプルな変更履歴だと、どこを変更したのかわかるようにはなっていますが、どう変更したのかわからないためです。

※削除も直接修正した場合も、変更履歴に残っていればどこを修正したかわかりやすいのですが、パッと見、わからないので。

一番大切なのは、どの部分をどのように修正して欲しいのか、場所・内容を具体的に記載することです。

修正はもっとも時間を費やす作業ですし、お互いに、すぐに対応できない場合もあるので、できるだけ手戻りがないように(もちろん始めから修正なしに越したことはないのですが)、わかりやすい指示に気をつけていただけると嬉しいです。

最後に大事なことを一つ。
修正した原稿データは必ず、別名保存しましょうね。

(村山ひでこ)

問題解決型ホームページ制作とコンテンツ編集の会社、有限会社キゴウラボです。
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最終更新日:2019年4月 8日

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